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规范档案管理当好国土后勤兵--阜新市国土资源局档案管理工作纪略

发布人: 2017年11月30日 

近年来,阜新市国土资源局档案管理工作在省国土资源厅及省、市档案局的指导和帮助下,始终坚持高起点、高标准、严要求,努力实现规范化,现代化,常态化管理。

集中统一,综合保管

阜新市国土资源局档案室用房面积共计200平方米,其中库房100平方米、其余为展室、阅览室、办公室。档案室是集中统一保管全局在政治、经济、文化等各个方面发展形成的档案资料的综合性档案室,现室藏各种门类和载体档案资料95,508卷(件),其中文书9033卷(件)、财务2495卷(册)、业务档案83,980卷。

健全机制,完善制度

阜新市国土资源局档案管理工作在领导、队伍、基础设施、制度、业务、开发与利用、信息化建设等各个方面都得到了历届领导的高度重视。一是健全档案管理工作机制,并把档案工作列为政绩考核的重要内容。对档案工作提出了全、细、精、准的具体要求。成立了以党组书记、局长为组长的档案工作领导小组,建立了每个科室都有专人负责档案工作的网络管理体系。二是完善档案管理制度。先后下发了《阜新市国土资源局机关文件材料归档范围与文书档案保管期限的通知》《关于加强县、区局档案管理工作的通知》等多个文件,同时制定了《档案人员工作守则》《档案保管制度》《档案保密制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案借阅利用制度》《库房管理制度》等各项制度。在实际工作中严格执行,使档案工作步入了科学化、规范化、标准化、制度化的管理轨道。

加强管理,保证质量

阜新市国土资源局档案收集、整理、立卷归档、保管利用、鉴定销毁、登记统计均按规定程序开展。一是档案收集关口前移。档案员指导各科兼职档案员在移交档案前,按照《阜新市国土资源档案整理归档实施细则》将档案核实清楚,科学排列,尽量不缺项,不遗漏。在接收时,档案员还要细心清点,严格把关,提高移交档案的质量。二是档案整理保证质量。全局的档案整理、立卷、编号、打印目录、封皮、案卷扫描、粘贴立签、建立检索及案卷上传到档案管理软件中等工作都要在档案室完成。档案室每年接收档案4000卷左右,虽然工作量很大,但局领导始终要求从一卷到万卷,每整理出的一本档案,都要达到省特级档案管理标准。

    加大投入,夯实基础

20055月,新的档案库房正式启用,库房面积70多平方米,投资10万余元,配备了档案密集架、计算机、湿温度计,防火防盗相关设备及装具。2008年,经局党组决定,将档案库房扩大到100平方米,陆续投资增添了密集架、计算机,配置了扫描仪、照像机、摄像机、空调、防磁柜等设备。在省国土资源厅及市档案局的指导下,经过档案工作人员的辛勤努力,阜新市国土资源局档案管理工作在2011年底晋升为省一级档案管理单位,又在2012年底晋升为省特级档案管理单位。档案管理人员从1人增加到3人,档案装具全部是密集架,共448列,检索柜3个。库房及档案操作设备齐全,八防措施得到保障。2014年到2016年又增加投资30多万元,购买了一台大型扫描仪、两台成册文档扫描仪,同时更换了计算机、安装了网络版档案管理软件系统,又新增了30平方米的办公室。

加大文档扫描,实现档案数字化

随着社会经济的不断发展,国土档案的利用率逐年飙升。2014年,局党组决定,实现我局档案数字化、信息化管理。按局领导工作部署,档案室招聘4名大专以上临时人员专门对我局档案进行全文扫描处理。现已完成文书、规划、土地登记、土地抵押、利用、征转、耕保、执法监察、基建、储备等1017,208卷(件),670,326页档案的扫描工作,逐步实现国土档案数字化。数字档案在全市工业用地普查、宗地现状调查中都发挥了应有的作用。其中,土地登记发证全文扫描档案,在这次不动产统一登记档案资源整合过程中顺利对接,为全市不动产登记的开展提供了详实的资料。

做好编研与开发,当领导决策的助手

2011在局党组的指导和安排下,档案室编制了历届领导干部简介、干部任免录,阜新市国土资源局辉煌十年、阜新市彰武县章古台镇沙化土地整理项目竣工图册简介、地质灾害及矿山环境治理预案分析、阜新市土地开发整理复垦成果简介、基础数字汇编、土地利用文件汇编、土地调查汇编、阜新地区岩石矿物化石标本图集;续编了大事记、组织沿革,建立了档案统计台账。还新增了阜新市土地整治规划、矿产资源总体规划、土地利用总体规划、二调成果汇编等编研材料。2013年,档案室撰写的《阜新国土卫士书写精彩华章》《阜新地区岩石矿物化石标本采集》两项编研成果分别获得省档案学会优秀编研成果一等奖、三等奖。

确保档案安全,提高档案利用

一是高度重视档案的保管工作。坚持“预防为主,防治结合”的原则,不断改善库房保管条件,制订了档案安全保管的各项规章制度,做到定期检查、专人负责,职责到位。配备了档案管理的各项防范设施,防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防高温、防污染等保管保护措施全部到位。2015年,投资10余万元,安装了新型自动气体灭火系统,大大提高了国土档案的安全保障。二是提高档案利用率。几年来,局档案室接待查阅利用人员3588人次,提供利用档案13,385卷次,国土档案为全市国民经济建设提供强有力依据